Wenn Sie zu den Lesern gehören, die diese Blogreihe „Datenschutz im Gesundheitswesen“ bereits von Beginn an verfolgen, haben Sie schon eine ganze Menge an Wissen gesammelt und sind einer datenschutzkonformen Praxis einen großen Schritt näher gekommen.
Allerdings fehlt immer noch ein sehr wichtiger Teil, um Ihre Praxis wirklich auf das nächste Level zu heben. Wir sollten uns gemeinsam das Thema der datenschutzgerechten Praxisorganisation ansehen.
Moderne Praxen sind heutzutage oft offen gestaltet – alles ist einsichtig, einladend und wirkt sehr ästhetisch. Leider ist eine solche Art des Interior-Designs wenig kompatibel mit einer datenschutzkonformen Praxis. Der vertrauliche Umgang mit Patienten und deren Daten kann kaum eingehalten werden, wenn etwa das Wartezimmer und der Empfangstresen ungetrennt nebeneinander existieren. Wie also können Sie ihre Praxis den modernsten Standards entsprechend einrichten, ohne den Datenschutz völlig aus den Augen zu verlieren?
Es gibt einige grundlegende Dinge, die Sie ganz generell in jeder Art von Praxis beachten sollten:
RISIKEN FÜR DIE VERTRAULICHKEIT IN DER ARZTPRAXIS
Gehen wir etwas mehr ins Detail: Mithilfe eines virtuellen Rundgangs durch Ihren Empfangsbereich, den Wartebereich und die Behandlungsräume. Diese strukturierte Vorgehensweise wird Ihnen dabei helfen, Ihre Praxis Stück für Stück umzugestalten.
Gehen wir etwas mehr ins Detail: Mithilfe eines virtuellen Rundgangs durch Ihren Empfangsbereich, den Wartebereich und die Behandlungsräume. Diese strukturierte Vorgehensweise wird Ihnen dabei helfen, Ihre Praxis Stück für Stück umzugestalten.
RUNDGANG DURCH IHRE PRAXIS
DER EMPFANGSBEREICH
Beginnen wir dort, wo Ihre Patienten sich zuerst aufhalten: im Empfangsbereich. Besonders in diesem Teil Ihrer Praxis ist eine offene Gestaltung sehr problematisch und sollte nach Möglichkeit vermieden werden. Achten Sie darauf, dass sich nie zu viele Patienten gleichzeitig im Empfangsbereich aufhalten und bieten Sie zur Not digitale Lösungen, etwa zur Terminvergabe an, um Schlangenbildung zu vermeiden. Sollten Ihre Mitarbeiter am Telefon persönliche Daten besprechen, sollte ein Höchstmaß an Diskretion beachtet werden. Sobald ein Patient seine Daten angibt (lassen Sie Ihre Patienten am besten selbstständig die Anmeldeformulare ausfüllen, dann können keine Daten mitgehört werden), sollten auch keine Dokumente wie Chipkarten einsehbar auf dem Tresen gelagert oder abgelegt werden. Dasselbe gilt für die Monitore: Achten Sie darauf, dass diese nicht eingesehen werden können, schützen Sie die Bildschirme im besten Falle zusätzlich mit einer Polarisationsfolie und richten Sie einen Bildschirmschoner ein. Falsch ausgefüllte Formulare sollten sofort von Ihren Mitarbeitern in einem Aktenvernichter unkenntlich gemacht werden.
DER WARTEBEREICH
Nachdem die Patienten sich angemeldet haben, betreten Sie den Wartebereich. Ein vom Empfang getrennter Bereich ist unbedingte Pflicht und sollte in jeder gut geführten Praxis Standard sein. Ein Kompromiss könnte eine Trennung durch Glaswände sein, um den offenen Praxis-Charakter zu erhalten. Um die Patienten während des Wartens zu unterhalten und ein Mithören zu erschweren, können Sie sowohl ein Radio als auch einen TV zum Entertainment bereitstellen. Im besten Falle warten im Wartebereich nicht zu viele Personen zur gleichen Zeit, eine gut organisierte Terminvergabe ist also unumgänglich. Bitte informieren Sie Ihre Patienten unbedingt über den in Ihrer Praxis geltenden Datenschutz mithilfe von Flyern und mündlichen Hinweisen. Sobald die Patienten aufgerufen werden, vermeiden Sie bitte jegliche Details, die außerhalb des Namens notwendig sind. Statt „Frau Müller, bitte in die Proktologie“ reicht ein einfaches: „Frau Müller, bitte“ aus. In größeren Praxen bietet sich auch eine Nummernvergabe oder einen Anzeigetafel an.
DER BEHANDLUNGSBEREICH
Nachdem Frau Müller nun korrekt aufgerufen worden ist, begibt Sie sich in das entsprechende Behandlungszimmer. Die Behandlungsanweisungen sollten hinter verschlossener Tür gegeben werden, sodass Mitpatienten diese nicht mithören können. Eine Kabine mit Sichtschutz ist leider nicht geeignet. Neben der mündlichen Besprechung sollte auch immer eine schriftliche Behandlungsanweisung verteilt werden, um Behandlungsfehler zu vermeiden. Da leider einige Menschen zu neugierig sind, sollten die Patienten nie unbeaufsichtigt bzw. alleine im Behandlungszimmer gelassen werden und die Monitore sollte gesperrt sein. Ebenso dürfen natürlich keine offenen Akten anderer Patienten im Behandlungsraum herumliegen – hier gilt: Clean Desk Policy!
Zusammenfassung – DATENSCHUTZGERECHTE PRAXISORGANISATION
Es gibt also einiges zu beachten, um Ihre Praxisräumlichkeiten tatsächlich datenschutzkonform zu gestalten. Praxisorganisation sollte mit Augenmaß betrieben werden, das bedeutet: Gestalten Sie Ihre Praxis gemäß der neuesten ästhetischen Trends, schön und offen, aber beachten Sie dabei stets die Vertraulichkeit und Diskretion des Einzelnen. Sie würden auch nicht wollen, dass fremde Menschen ihre Gesundheitsgeschichte erfahren.